先确定测算边界
明确测算的会议室、会议类型、人数、周期和是否包含硬件、网络改造、接口、实施、培训、质保后运维、升级与退出迁移。不同边界的总成本不能直接比较。
记录改造前基线
从财务、会务和运维记录中收集纸张与耗材、印制装订、材料分发与回收、版本重印、人工整理、存储销毁、差旅和故障处理等实际数据。没有原始记录的项目应标为估算，并写明样本与假设。
计算全生命周期成本
总成本可按“软件与授权 + 终端和服务器 + 网络与配套设备 + 接口开发 + 实施培训 + 测试验收 + 运维升级 + 退出迁移”汇总。报价中未包含的第三方许可、备件、驻场和停机窗口也应单列。
只计入有记录的收益
上线后用相同口径记录耗材、会务工时、文件重发、查找时间、故障工时和差旅变化。功能演示、厂商预测或其他单位案例不能直接计入本项目收益；安全与合规价值如无法可靠货币化，可作为单独风险指标说明。
使用透明公式并做敏感性分析
ROI可写为“（累计可核验收益－累计总成本）÷累计总成本”；回收期可按累计净收益达到初始投入的时间计算。应同时给出保守、基准和乐观情景，改变会议频次、人员成本、运维费用和使用率，观察结论是否稳定。
验收时保留计算证据
保存数据来源、统计周期、计算表、合同与发票口径、上线前后样本和责任人确认。若没有足够运行周期，应先报告实际投入与阶段性指标，不把预测写成已经实现的经营结果。