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预算应该怎样形成？
预算应从终端数量、软件许可、服务器与网络、接口开发、实施培训、测试验收和运维年限逐项形成。先锁定需求与验收口径，再向候选供应方索取同口径报价，避免只比较一个总价。
采购前核验
无纸化会议系统选型八问
把预算、部署、终端、安全、功能、兼容、服务和项目证据转成可比较、可测试、可验收的条件。
使用方法：先由采购方确认需求与约束，再要求候选方案逐项回答并提供当前版本演示、测试记录和合同附件。以下内容是选型框架，不替代适用制度、专业审查或项目文件。
2
本地部署、私有云和云服务怎么选？
部署方式取决于数据类型、网络边界、现有基础设施、运维能力和适用要求，不能仅凭单位类型下统一结论。采购方应让候选方案写清数据位置、账号权限、备份恢复、升级责任和退出迁移安排。
3
终端和网络怎样核算？
先统计同时在线人数、终端类型、文件大小、会议室数量和并发场次，再通过目标环境测试确定服务器、带宽、无线覆盖与备用链路。任何固定带宽或性能数字都应附测试条件，不能直接套用到所有项目。
4
安全与合规要求怎样落到验收？
采购方应依据自身数据分类分级、网络环境和适用制度确定身份、权限、加密、日志、备份、删除与应急要求。证书可以说明特定主体和范围，但不能代替当前产品版本的配置核验、漏洞检查和项目测试。
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功能清单怎样避免概念混用？
把会议签到、参会管理、电子投票表决、电子笔记、即时消息、同屏、批注和归档分别写成操作步骤与预期结果。每项能力都要在当前版本中演示，并记录角色权限、异常场景、输入输出和限制条件。
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信创兼容怎样核验？
兼容结论必须具体到处理器、操作系统、数据库、中间件、浏览器、终端和各自版本，不能用“全适配”替代组合测试。应保存候选环境清单、安装记录、功能与性能结果、已知限制及问题整改记录。
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售后与运维条款怎样写？
按故障等级约定受理时间、响应时间、恢复目标、到场条件、备件、升级、巡检、培训和责任边界。所有时效、免费期限和服务范围应写入合同或SOW，网页表述不能替代项目承诺。
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怎样核验供应方和项目角色？
分别核对签约主体、软件权利、产品版本、实施角色、授权范围、人员安排和可公开案例，不把商标、证书或采购公告自动推导为全部能力。案例至少应能说明项目主体、时间、范围、角色、验收或运行记录以及公开权限。